Zapytanie jest skierowane do wyspecjalizowanych podmiotów wykonujących elektroniczny pomiar czasu w trakcie zawodów sportowych.Wykonawca winien posiadać odpowiednią wiedzę, doświadczenie, umiejętności, zaplecze personalne, organizacyjne i techniczne niezbędne do należytego wykonania usługi.
Warunkiem udziału w zapytaniu jest wykazanie się następującym doświadczeniem (wykazanym w ciągu ostatnich 2 lat, tj. w roku 2018 oraz 2019) tj. realizacją co najmniej 100 usług polegających na wykonaniu pomiaru czasu na zawodach biegowych, w tym przynajmniej/minimum dziesięciu, w których brało udział minimum 2000 osób.
Przedmiotem zamówienia jest realizacja następujących czynności:
Pomiar czasu biegaczy na dwóch imprezach biegowych, tj:1. Biegu Wiosennym (dystans 10 km) w terminie 8 marca 2020 roku, dwa punkty pomiaru: start (szerokość ok 6 m.), meta na stadionie (szerokość ok 6 m.), przewidywana liczba uczestników biegu: 2500-30002. Biegu Górskim (dystans 5 i 10 km) w terminie 26 kwietnia 2020 roku, dwa punkty pomiaru: start/punkt kontrolny (szerokość ok 6 m.), meta (szerokość ok 6 m.), przewidywana liczba uczestników biegu: 500
W ramach pomiaru czasu wykonawca zobowiązuje się także do:- przygotowania graficznego/merytorycznego projektu formularza zapisów,- przygotowania graficznego projektu list startowych, według uzgodnionych między stronami założeń,- przygotowania i dostarczenia na adres zamawiającego chipów (dowiązywanych do sznurówki buta biegacza lub umieszczanych w numerze startowym) nie później niż 5 dni przed każdym biegiem,- przygotowania list startowych, ich wydruk oraz dostarczenie na adres zamawiającego nie później niż 5 dni przed każdym biegiem (w dowolnych konfiguracjach, ustalonych między stronami),- przygotowania na podstawie zgłoszeń elektronicznych kart zawodników, ich wydruk oraz dostarczenie na adres zamawiającego nie później niż 5 dni przed każdym biegiem,- przygotowania i przesłanie drogą mailową pustych kart na potrzeby rejestracji nowych zawodników rejestrujących się na bieg w dniach otwarcia biura zawodów biegu,- przygotowania stanowiska komputerowego do sprawdzania chipów w biurze zawodów (dni funkcjonowania biura zawodów - minimum dwa dni przed biegiem, oraz w dniu biegu).
Podczas realizacji zlecenia wymagamy także:- montażu zegara wskazującego czas biegaczy na mecie, wykonanego w technologii LED,- udostępnienia pistoletu startowego wraz z nabojami,- udostępnienia monitora/komputera wyświetlającego dane wbiegającego na metę zawodnika, na potrzeby konferansjera/spikera,- wykonania zdjęć zawodnikom na mecie biegu (każdy zawodnik) i ich udostępnienie na stronie,- wykonania i udostępnienia relacji on-line ze startu oraz z mety biegu na stronie zapisów oraz kanale youtube.com,- przesłania widomości sms (na wskazany podczas rejestracji nr telefonu) do każdego uczestnika który ukończył bieg z informacją na temat uzyskanego czasu oraz zajętego miejsca, maksymalnie do 30 minut od ukończenia biegu,- przygotowania wyników i ich zestawienia w dowolnych konfiguracjach, ustalonych między stronami, zgodnie z podziałem na kategorie zawarte w regulaminie biegu,- udostępnienia/publikacji wyników na stronie zapisów,- należytego administrowania danymi osobowymi uczestników zapisanych na bieg osób.
Wykonawca winien posiadać wszelkie niezbędne urządzenia i sprzęt do wykonania zlecenia (np.; kable, przedłużacze, agregaty, samochody transportowe, komputery, internet bezprzewodowy, etc).
Wykonawca zobowiązuje się, że za pośrednictwem swojej strony internetowej będzie oferować następujące funkcjonalności:- rejestrację zawodników na biegi: Wiosenny, Górski oraz Gryfny Bieg (Gryfny Bieg - termin: czerwiec – tylko przeprowadzenie rejestracji (zapisów), oraz przygotowanie karty zgłoszeniowej, bez wykonania usługi pomiaru czasu)- możliwość dokonania błyskawicznej zapłaty on-line za udział w biegach: Wiosennym, Górskim oraz Gryfnym (w systemie PayU – konto zamawiającego).

W celu rejestracji zawodników biegu wykonawca utworzy/udostępni platformę zapisową umożliwiającą zarówno zapisy jak i płatności on-line, które przebiegać będą w następujący sposób:- osoba zainteresowana udziałem w biegu będzie miała możliwość odwiedzenia dedykowanej strony/podstrony na stronie internetowej,- na stronie/podstronie publikowane będą treści przekazane przez organizatora,- za pośrednictwem strony/podstrony będzie istniała możliwość rejestracji na bieg,- ponieważ zakup pakietu startowego na bieg jest odpłatny, osoba zainteresowana po dokonaniu zapisu, będzie miała możliwość dokonania błyskawicznej płatności on-line (systemem PayU – konto zamawiającego),- płatność on-line realizowana będzie za pośrednictwem usługi PayU.
Kryterium wyboru oferty:70 punktów - cena brutto30 punktów - ilość wykonanych usług w ostatnich dwóch latach, tj.:- wykonawca otrzyma 0 punktów jeżeli wykonał oczekiwane przez zamawiającego minimum czyli obsługiwał pomiar czasu podczas dziesięciu imprez sportowych powyżej 2000 zawodników,- wykonawca otrzyma 10 punktów, za wykonanie od 11 – do 20 pomiarów czasu w trakcie imprezy powyżej 2000 zawodników,- wykonawca otrzyma 20 punktów, za wykonanie od 21 – do 30 pomiarów czasu w trakcie imprezy powyżej 2000 zawodników- wykonawca otrzyma 30 punktów, jeżeli obsłużył powyżej 30 pomiarów czasu w trakcie imprezy powyżej 2000 zawodników.
Informacja o powyższej ilości biegów powinna zawierać: nazwę biegu oraz ilość uczestników.Zamawiający wymaga przedłożenia referencji, na określone w ofercie minimum wykonania usługi pomiaru czasu na zawodach powyżej 2000 uczestników – tj. 10.
Zapisy na biegi powinny zostać uruchomione w terminie 7 dni kalendarzowych od momentu wyboru najkorzystniejszej oferty, co zostanie potwierdzone mailowym zleceniem.Strony zobowiązane są do podpisania stosownej umowy.