Niniejsze zamówienie realizowane jest jako wsparcie zewnętrzne w realizacji zadań Parku Śląskiego, jako Zamawiającego, wprojekcie „Urban Links2 Landscape” (UL2L). Projekt UL2L realizowany jest w ramach programu INTERREG EUROPA, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR). Program ten ma na celu pomoc regionalnym i lokalnym władzom publicznym w Europie w doskonaleniu ich polityki, poprzez oferowanie możliwości dzielenia się wiedzą i doświadczeniami, w tym poprzez udostępnienie dorobku dobrych praktyk we wdrażaniu regionalnych polityk rozwoju.

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi eksperckiej polegającej na wsparciu w opracowaniu Planu Działania (AP), dotyczącego procesu aktualizacji RPO dla Województwa Śląskiego oraz innych strategicznych regionalnych dokumentów. Plan Działania zorientowany będzie przede wszystkim na tematykę zielonej infrastruktury miast i na tematykę usług ekosystemowych, w różnych aspektach, od bioróżnorodności, adaptacji do zmiany klimatu, po ogrodnictwo miejskie, zdrowie i bezpieczeństwo środowiskowe. Plan ten powstawać będzie w dialogu z interesariuszami zaangażowanymi już przez Zamawiającego w realizację projektu „Urban Links2 Landscape”.

Zgodnie z Application Form (AF), czyli obowiązującą wszystkich partnerów projektu umową (str. 26 tegoż dokumentu) przedmiotem Planu Działania jest „wzbogacenie RPO dla Województwa Śląskiego o ponadsektorowe, zintegrowane projekty wykraczające poza ramy tradycyjnie pojmowanych polityk sektorowych dotyczących środowiska, przestrzeni, zdrowia, społeczeństwa, rozwoju gospodarczego”. Zgodnie z AF, proces przygotowania i wdrożenia AP ma się odbyć w „ulepszonej formule zarządzania obejmującej szerokie informowanie i zaangażowanie różnych grup interesariuszy z różnych poziomów, zawodów, instytucji (np. planiści, politycy regionalni i lokalni, eksperci w dziedzinie środowiska, ekonomiści, grupy interesu, lokalne społeczności”)

Przedmiot i zakres usługi został sformułowany ściśle według Application Form (AF). Na stronie 60 tego dokumentu, w poz. 27 zapisano: „External support for the exchange of experience process, in particular the development of the regional action plan”.

Wsparcie w przygotowaniu Planu Działania zrealizowane zostanie w oparciu o dokumentację gromadzoną w ramach projektu UL2L. Będzie ona dostępna dla Wykonawcy poczynając od dnia podpisania Umowy oraz uzupełniana w miarę postępów projektu i dostarczania jej przez partnerów zagranicznych.

Poprzez moderowanie spotkań warsztatowych z interesariuszami i opracowanie wyników tych spotkań, oraz poprzez własne prace studialne, Wykonawca dostarczy materiały pozwalające na sfomułowanie zestawu instrumentów polityki regionalnej, które mogą zostać wykorzystane w aktualizacji RPO oraz innych strategicznych regionalnych dokumentów, dobrych praktyk zasługujących na wdrożenie w realiach Województwa Śląskiego, oraz sposobów włączenia w realizację celów różnych grup mieszkańców Województwa Śląskiego i różnego typu interesariuszy. Zadaniem Wykonawcy będzie też utrzymywanie przez cały czas realizacji zadania, przy wsparciu Zamawiającego, stałego kontaktu z interesariuszami projektu UL2L działającymi na obszarze Województwa Śląskiego.

Ostatecznym dorobkiem prac realizowanych przez Wykonawcę będą propozycje zapisów dla aktualizacji RPO oraz innych strategicznych regionalnych dokumentów. Treści te zostaną wykorzystane przez Zamawiającego jako merytoryczny wkład do Planu Działania, i posłużą w jego dalszych pracach wspomagających władze Województwa Śląskiego w aktualizacji RPO oraz innych strategicznych regionalnych dokumentów.

Zakres zamówienia:

1. Zebranie i opracowanie danych regionalnych dla potrzeb porównań międzyregionalnych w pełnym zakresie tematycznym projektu UL2L, oraz opracowywanie wersji materiałów informacyjnych przeznaczonych dla interesariuszy działających na obszarze województwa śląskiego. Dane takie są wytwarzane i udostępniane w czasie realizacji projektu przez innych partnerów (w tym m.in. publikowane na stronie internetowej projektu) w postaci raportów, studiów, newsletterów itd.,

a/ zbieranie i opracowywanie danych wymaganych przez międzynarodowego koordynatora projektu UL2L, istotnych w związku z przeglądem międzyregionalnym i będących ewentualnym źródłem merytorycznych zaleceń ze strony partnerów projektu do Planu Działania. Przegląd międzynarodowy dotyczyprocedur planowania i wdrażania dokumentów analogicznych do RPO w kontekście możliwego transferu dobrych praktyk do naszego regionu.

Materiały do porównań międzyregionalnych opracowywane będą w języku polskim i dostarczane w terminie 2 tygodni od momentu zgłoszenia żądania przez Zamawiającego, 3 razy w ciągu całego czasu trwania umowy.

b/ porównawcza analiza dorobku międzyregionalnych warsztatów WS1, WS2, WS3, WS4 i WS5, których tematyka jest określona w Application Form (AF). Analiza ta będzie wykonywana sukcesywnie w ślad za udostępnieniem materiałów na stronie internetowej projektu https://www.interregeurope.eu/ul2l. W analizie tej uwzględniony zostanie także dorobek publikacji pod nazwą „Good Practice Report” (Raport o Dobrych Praktykach), która udostępniona będzie na stronie internetowej projektu.

Wnioski z analizy porównawczej posłużą Wykonawcy do określenia możliwości transferu dobrych praktyk.

Opis dorobku WS1 i WS2 powinien być dostarczony Zamawiającemu nie później niż do 10 dni od daty podpisania umowy. Opis dorobku WS3 i WS5 powinien być dostarczony Zamawiającemu w terminie 14 dni od opublikowania raportów zbiorczych z WS3 i WS5 na stronie internetowej projektu. Oczekiwania wobec Wykonawcy względem warsztatów WS4 sformułowane są w punkcie 3 niniejszego opisu.

Materiały muszą zostać dostarczone w postaci edytowalnej (format docx i/lub pptx) oraz w formacie pdf.

2. Merytoryczne przygotowanie do moderowania, moderowanie i zredagowanie w języku polskim dorobku 4 spotkań warsztatowych z interesariuszami działającymi na obszarze województwa śląskiego.Są to warsztaty przewidziane w AF. Ich przedmiotem jest wypracowywanie i dyskutowanie propozycji do Planu Działania z uwzględnieniem okoliczności wynikających z rozwoju projektu i w oparciu o sukcesywnie analizowany dorobek warsztatów międzynarodowych WS1, WS2, WS3, WS4, WS5. Szczegóły merytoryczne i techniczne spotkań z interesariuszami będą na bieżąco wypracowywane i uzgadniane między Zamawiającym i Wykonawcą, stosownie do konkluzji wynikających z analizy dorobku warsztatów międzynarodowych i innych dokumentów udostępnianych na stronie internetowej projektu.

Zasady organizacji i realizacji spotkań:

- decyzja o składzie grupy interesariuszy zaproszonych na spotkanie jest po stronie Zamawiającego, natomiast zapraszanie na spotkanie, przygotowywanie list uczestników oraz sprawowanie pieczy nad jej wypełnieniem – po stronie Wykonawcy

- organizacja techniczna i logistyczna każdego spotkania jest po stronie Zamawiającego.

- przybliżona liczba uczestników warsztatu wynosi minimum 15, maksymalnie 30 osób.

- od Wykonawcy oczekuje się dostosowania metod i procedur pracy warsztatowej do specyfiki tematu danego spotkania i składu grupy uczestników, przy czym nie wymaga się wyjścia poza metody i procedury powszechnie przyjmowane dla warsztatów strategicznych.

- scenariusz każdego spotkania będzie uzgadniany z Zamawiającym z wyprzedzeniem minimum 3-dniowym.

- po każdym spotkaniu w ciągu 7 dni Wykonawca dostarczy Zamawiającemu raport w języku polskim. Zamawiający ma 7 dni na wniesienie uwag do przedstawionego raportu.

- ostateczna wersja raportu zostaje przez Wykonawcę uzupełniona o streszczenie w języku angielskim

Materiały muszą zostać dostarczone w postaci edytowalnej (format docx i/lub pptx) oraz w formacie pdf.

Pierwsze spotkanie warsztatowe powinno i odbyć się możliwie najwcześniej, w pierwszej połowie lipca 2019 r. Drugie spotkanie warsztatowe powinno odbyć się do 16 września 2019 r. Trzecie i czwarte spotkanie warsztatowe powinny odbyć się między 1 grudnia 2019 r. i 31 marca 2020 r.

Opis dorobku spotkań warsztatowych musi zostać wykonany w sposób umożliwiający bezpośrednie zaimplementowanie go przez Zamawiającego do dokumentacji Planu Działania

3. Eksperckie wsparcie międzynarodowego spotkania warsztatowego WS4 w dniach 30 września - 2 października 2019 r.

W skład zadania wchodzą: przygotowanie materiałów warsztatowych w oparciu o dane zapewnione przez Zamawiającego, moderowanie międzynarodowego spotkania warsztatowego poświęconego przygotowaniu regionalnych planów działania oraz zredagowanie dorobku warsztatów.

Warsztaty muszą być moderowane w języku angielskim. Materiały na warsztaty, oraz sprawozdanie z warsztatów muszą być wykonane w języku angielskim. Materiały muszą zostać dostarczone w postaci edytowalnej (format docx i/lub pptx) oraz w formacie pdf.

Materiały na spotkanie warsztatowe muszą być przedstawione Zamawiającemu w terminie do 16 września 2019 r. Sprawozdanie z przebiegu warsztatów musi zostać przekazane Zamawiającemu w terminie 21 października 2019 r., wraz z polskojęzycznym streszczeniem. Zamawiający ma 14 dni na wniesienie uwag do przedstawionego sprawozdania.

4. Opracowanie studium wykonalności dla transferu najlepszych praktyk do różnych lokalizacji w Województwie Śląskim.

W opracowaniu zawarta będzie diagnoza możliwości transferu najlepszych praktyk dotyczących zielonej infrastruktury i usług ekosystemowych, we wszystkich aspektach objętych projektem UL2L.Punktem wyjścia będzie analiza najlepszych praktyk z innych regionów w kontekście możliwości wdrożenia w Województwie Śląskim. Opracowanie to pomoże ocenić wykonalność propozycji zgłaszanych przez interesariuszy na czterech spotkaniach o których mowa w punkcie 2 niniejszego opisu, i podjąć decyzje o włączeniu do Planu Działania (chodzi tu głównie o propozycje wynikające z inspiracji najlepszymi praktykami z innych regionów). W opracowaniu uwzględnione będzie zróżnicowanie przestrzennych, środowiskowych i społecznych uwarunkowań wewnątrz Województwa Śląskiego. Podstawą opracowania będzie:

- analiza dorobku pięciu spotkań międzynarodowych WS1-WS5,

- analiza trzech specjalistycznych studiów regionalnych dotyczących zielonej infrastruktury, usług ekosystemowych i problemów zdrowia środowiskowego, których tytuły sprecyzowane są w AF, i które udostępnione zostaną na stronie internetowej projektu,

- analiza dorobku czterech spotkań z warsztatowych z interesariuszami działającymi na obszarze województwa śląskiego,

Dokument zostanie opracowany w języku polskim, ze streszczeniem w języku angielskim. Materiały muszą zostać dostarczone w postaci edytowalnej (format docx i/lub pptx) oraz w formacie pdf.

Termin dostarczenia Zamawiającemu: 31 stycznia 2020 r. Zamawiający ma 14 dni na wniesienie uwag do przedstawionego studium.

5. Zarządzanie grupami interesariuszy na obszarze województwa śląskiego

W zakres obowiązków Wykonawcy wchodzi:

- bieżące kontakty z interesariuszami i dokonywanie, w porozumieniu z Zamawiającym, uzgodnień co do terminów spotkań

- sukcesywne opracowywanie i dostarczanie interesariuszom polskojęzycznych streszczeń dorobku warsztatów międzynarodowych, z przeznaczeniem do wykorzystania w pracy warsztatowej nad projektem Planu Działania

- sukcesywne opracowywanie i udostępnianie interesariuszom pozostałych rezultatów międzynarodowych spotkań partnerskich w postaci polskojęzycznych streszczeń (wymagany język niespecjalistyczny) jako pliki edytowalne oraz w postaci pdf.

- sporządzanie podsumowań dorobku spotkań warsztatowych z interesariuszami i bieżące udostępnianie im jako pliki edytowalne oraz w formacie pdf.

Ad. 1-5. Pozostałe zasady pracy

Koszty podróży, zakwaterowania oraz koszty przygotowania materiałów pokrywane są z wynagrodzenia Wykonawcy.

Wykonawca zobowiązany jest do stosowania na wszystkich produktach zamówienia wymogów wizualizacji wynikających z wytycznych Systemu Identyfikacji Wizualnej Wojewódzkiego Parku Kultury i Wypoczynku im. Gen. Jerzego Ziętka w Chorzowie.

Zamawiający udostępni logotypy projektu oraz wzory dokumentów Word i PowerPoint.

Powstające w realizacji zamówienia produkty muszą być oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi marki projektu dostępnymi na stronie Programu Interreg Europa https://www.interregeurope.eu/library/

Przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest uwzględniać uwagi Zamawiającego.