Niniejsze zamówienie realizowane jest jako wsparcie zewnętrzne w realizacji zadań Parku Śląskiego, jako Zamawiającego, wprojekcie „Urban Links2 Landscape” (UL2L). Projekt UL2L realizowany jest w ramach programu INTERREG EUROPA, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR). Program ten ma na celu pomoc regionalnym i lokalnym władzom publicznym w Europie w doskonaleniu ich polityki, poprzez oferowanie możliwości dzielenia się wiedzą i doświadczeniami, w tym poprzez udostępnienie dorobku dobrych praktyk we wdrażaniu regionalnych polityk rozwoju.

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi eksperckiej polegającej na wsparciu Zamawiającego w opracowaniu Planu Działania (AP), dotyczącego procesu aktualizacji RPO dla Województwa Śląskiego oraz innych strategicznych regionalnych dokumentów, Plan Działania zorientowany będzie przede wszystkim na tematykę zielonej infrastruktury miast i na tematykę usług ekosystemowych, w różnych aspektach, od bioróżnorodności, adaptacji do zmiany klimatu, po ogrodnictwo miejskie, zdrowie i bezpieczeństwo środowiskowe. Plan ten powstawać będzie w dialogu z interesariuszami zaangażowanymi już przez Zamawiającego w realizację projektu „Urban Links2 Landscape”.

Zgodnie z Application Form (AF), czyli obowiązującą wszystkich partnerów projektu umową(str. 26 tegoż dokumentu) przedmiotem Planu Działania jest „wzbogacenie RPO dla Województwa Śląskiego o ponadsektorowe, zintegrowane projekty wykraczające poza ramy tradycyjnie pojmowanych polityk sektorowych dotyczących środowiska, przestrzeni, zdrowia, społeczeństwa, rozwoju gospodarczego”. Zgodnie z AF, proces przygotowania i wdrożenia AP ma się odbyć w „ulepszonej formule zarządzania obejmującej szerokie informowanie i zaangażowanie różnych grup interesariuszy z różnych poziomów, zawodów, instytucji (np. planiści, politycy regionalni i lokalni, eksperci w dziedzinie środowiska, ekonomiści, grupy interesu, lokalne społeczności”) .

Przedmiot i zakres usługi został sformułowany ściśle według Application Form (AF).Na stronie 60 tegoż dokumentu, w poz. 27 zapisano: „External support for the exchange of experience process, in particular the development of the regional action plan”.

Wsparcie w przygotowaniu Planu Działania zrealizowane zostanie w oparciu o dokumentację gromadzoną w ramach projektu UL2L. Będzie ona dostępna dla Wykonawcy poczynając od dnia zawarcia Umowy oraz uzupełniana w miarę postępów projektu i dostarczania jej przez partnerów zagranicznych.

Poprzez moderowanie spotkań warsztatowych z interesariuszami i opracowanie wyników tych spotkań, oraz poprzez własne prace studialne, Wykonawca dostarczy materiały pozwalające na sfomułowanie zestawu instrumentów polityki regionalnej, które mogą zostać wykorzystane w aktualizacji RPO oraz innych strategicznych regionalnych dokumentów, dobrych praktyk zasługujących na wdrożenie w realiach Województwa Śląskiego, oraz sposobów włączenia w realizację celów różnych grup mieszkańców Województwa Śląskiego i różnego typu interesariuszy. Zadaniem Wykonawcy będzie też utrzymywanie przez cały czas realizacji zadania, przy wsparciu Zamawiającego, stałego kontaktu z interesariuszami projektu UL2L działającymi na obszarze Województwa Śląskiego.

Zakres zamówienia:

1. Zebranie i opracowanie danych regionalnych dla potrzeb porównań międzyregionalnych w pełnym zakresie tematycznym projektu UL2L oraz opracowywanie wersji materiałów informacyjnych przeznaczonych dla interesariuszy działających na obszarze województwa śląskiego. Zebranie i opracowanie w/w danych nastąpi w oparciu o źródłową dokumentację dobrych praktyk oraz wybranych projektów własnych a także bezpośrednie konsultacje z wybranymi interesariuszami projektu:Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego, Śląski Ogród Botaniczny w Mikołowie, Instytut Ekologii Terenów Uprzemysłowionych w Katowicach, Uniwersytet Śląski, Politechnika Śląska oraz miasta Ruda Śląska, Katowice, Jaworzno, Radzionków, Dąbrowa Górnicza, Chorzów. Dane zebrane w toku konsultacji oraz porównawczej analizy dorobku w/w interesariuszy i dokumentacji przez nich udostępnionej posłużą do stworzenia analitycznego opracowania o objętości co najmniej 30 standardowych stron maszynopisu. Ponadto, dane takie będą wytwarzane i udostępniane w czasie realizacji projektu przez innych partnerów (w tym m.in. publikowane na stronie internetowej projektu) w postaci raportów, studiów, newsletterów, itp. Dane zostaną dostarczone Zamawiającemu do 30.10.2019 r. Zamawiający zastrzega sobie 7 dni na wprowadzenie uwag do przedłożonego opracowania. Natomiast wykonawca ma 7 dni na uwzględnienie wprowadzonych zmian.

a/ zbieranie i opracowywanie danych wymaganych przez międzynarodowego koordynatora projektu UL2L, istotnych w związku z przeglądem międzyregionalnym i będących ewentualnym źródłem merytorycznych zaleceń ze strony partnerów projektu do Planu Działania. Opracowanie danych o objętości co najmniej 20 stron standardowego maszynopisu zawierać będzie analityczne opracowanie porównawcze dotyczące dobrych praktyk oraz dorobku wybranych interesariuszy a także co najmniej 10 opisów dobrych praktyk sporządzonych na standardowych formularzach obowiązujących w programie Interreg Europe (w załączeniu). Przegląd międzynarodowy dotyczyprocedur planowania i wdrażania dokumentów analogicznych do RPO w kontekście możliwego transferu dobrych praktyk do naszego regionu. Dane dla międzynarodowego koordynatora projektu będą przygotowane w języku angielskim.

Materiały muszą zostać dostarczone w postaci edytowalnej (format docx i/lub pptx) oraz w formacie pdf.

b/ porównawcza analiza dorobku międzyregionalnych warsztatów WS1, WS2, WS3, WS4 i WS5, których tematyka jest określona w Application Form (AF) będzie wykonywana sukcesywnie w ślad za udostępnieniem materiałów na stronie internetowej projektuhttps://www.interregeurope.eu/ul2l po zakończeniu poszczególnych warsztatów organizowanych przez partnerów projektu. W analizie tej uwzględniony zostanie także dorobek publikacji pod nazwą „Good Practice Report” (Raport o Dobrych Praktykach), która udostępniona będzie na stronie internetowej projektu. Analiza o objętości co najmniej 5 stron standardowego maszynopisu dla każdego warsztatu będzie sporządzona w językach polskim i angielskim.

Opis dorobku WS1 i WS2 powinien być dostarczony w języku polskim Zamawiającemu nie później niż do 10 dni od daty zawarcia umowy. Opis dorobku WS3 i WS5 powinien być dostarczony Zamawiającemu w terminie 14 dni od opublikowania raportów zbiorczych z WS3 i WS5 na stronie internetowej projektu. Oczekiwania wobec Wykonawcy względem warsztatów WS4 sformułowane są w punkcie 3 niniejszego opisu.

Materiały muszą zostać dostarczone w postaci edytowalnej (format docx i/lub pptx) oraz w formacie pdf.

2. Merytoryczne przygotowanie do moderowania, moderowanie i zredagowanie w języku polskim dorobku 4 spotkań nie dłuższych niż 4 godziny, warsztatowych z interesariuszami działającymi na obszarze województwa śląskiego.Są to warsztaty przewidziane w Aplication Form. Ich przedmiotem jest wypracowywanie i dyskutowanie propozycji do Planu Działania z uwzględnieniem okoliczności wynikających z rozwoju projektu i w oparciu o sukcesywnie analizowany dorobek warsztatów międzynarodowych WS1, WS2, WS3, WS4, WS5. Szczegóły merytoryczne i techniczne spotkań z interesariuszami będą na bieżąco wypracowywane i uzgadniane między Zamawiającym i Wykonawcą, stosownie do konkluzji wynikających z analizy dorobku warsztatów międzynarodowych i innych dokumentów udostępnianych na stronie internetowej projektu.

Zasady organizacji i realizacji spotkań:

- decyzja o składzie grupy interesariuszy zaproszonych na spotkanie jest po stronieZamawiającego, natomiast zapraszanie na spotkanie, przygotowywanie list uczestników oraz sprawowanie pieczy nad jej wypełnieniem – po stronie Wykonawcy

- organizacja techniczna i logistyczna każdego spotkania jest po stronie Zamawiającego.

- przybliżona liczba uczestników warsztatu wynosi minimum 15, maksymalnie 30 osób.

- czas trwania warsztatu maksymalnie 4 godziny

- od Wykonawcy oczekuje się dostosowania metod i procedur pracy warsztatowej do specyfiki tematu danego spotkania i składu grupy uczestników, przy czym nie wymaga się wyjścia poza metody i procedury powszechnie przyjmowane dla warsztatów strategicznych.

- scenariusz każdego spotkania będzie uzgadniany z Zamawiającym z wyprzedzeniem minimum 3-dniowym.

- po każdym spotkaniu w ciągu 7 dni Wykonawca dostarczy Zamawiającemu raport w języku polskim. Zamawiający ma 7 dni na wniesienie uwag do przedstawionego raportu.

- ostateczna wersja raportu zostaje przez Wykonawcę uzupełniona o streszczenie w języku angielskim

Materiały muszą zostać dostarczone w postaci edytowalnej (format docx i/lub pptx) oraz w formacie pdf.

Pierwsze spotkanie warsztatowe powinno odbyć się możliwie najwcześniej, w drugiej połowie lipca 2019 r. Drugie spotkanie warsztatowe powinno odbyć się do 16 września 2019 r. Trzecie i czwarte spotkanie warsztatowe powinny odbyć się między 30 października 2019 r. a 28 lutego 2020 r.

Opis dorobku spotkań warsztatowych musi zostać wykonany w sposób umożliwiający bezpośrednie zaimplementowanie go przez Zamawiającego do dokumentacji Planu Działania

3. Eksperckie wsparcie międzynarodowego spotkania warsztatowego WS4 w dniach 30 września - 2 października 2019 r.

W skład zadania wchodzą: przygotowanie materiałów warsztatowych w oparciu o dane zapewnione przez Zamawiającego, moderowanie międzynarodowego spotkania warsztatowego poświęconego przygotowaniu regionalnych planów działania oraz zredagowanie dorobku warsztatów.

Warsztaty muszą być moderowane w języku angielskim. Materiały na warsztaty, oraz sprawozdanie z warsztatów muszą być wykonane w języku angielskim. Materiały muszą zostać dostarczone w postaci edytowalnej (format docx i/lub pptx) oraz w formacie pdf.

Materiały na spotkanie warsztatowe muszą być przedstawione Zamawiającemu w terminie do 16 września 2019 r. Sprawozdanie z przebiegu warsztatów musi zostać przekazane Zamawiającemu w terminie 21 października 2019 r., wraz z polskojęzycznym streszczeniem. Zamawiający ma 14 dni na wniesienie uwag do przedstawionego sprawozdania.

4. Opracowanie studium wykonalności dla transferu najlepszych praktyk do różnych lokalizacji w Województwie Śląskim. W opracowaniu zawarta będzie diagnoza możliwości transferu najlepszych praktyk dotyczących zielonej infrastruktury i usług ekosystemowych, we wszystkich aspektach objętych projektem UL2L.Punktem wyjścia będzie analiza najlepszych praktyk z innych regionów w kontekście możliwości wdrożenia w Województwie Śląskim. Opracowanie to pomoże ocenić wykonalność propozycji zgłaszanych przez interesariuszy na czterech spotkaniach o których mowa w punkcie 2 niniejszego opisu, i podjąć decyzje o włączeniu do Planu Działania (chodzi tu głównie o propozycje wynikające z inspiracji najlepszymi praktykami z innych regionów). W opracowaniu uwzględnione będzie zróżnicowanie przestrzennych, środowiskowych i społecznych uwarunkowań wewnątrz Województwa Śląskiego. Podstawą opracowania będzie:

- analiza dorobku pięciu spotkań międzynarodowych WS1-WS5,

- analiza trzech specjalistycznych studiów regionalnych dotyczących zielonej infrastruktury, usług ekosystemowych i problemów zdrowia środowiskowego, których tytuły sprecyzowane są w AF, i które udostępnione zostaną na stronie internetowej projektu,

- analiza dorobku czterech spotkań z warsztatowych z interesariuszami działającymi na obszarze województwa śląskiego,

Dokument zostanie opracowany w języku polskim, ze streszczeniem w języku angielskim. Materiały muszą zostać dostarczone w postaci edytowalnej (format docx i/lub pptx) oraz w formacie pdf.

Termin dostarczenia Zamawiającemu: 31 stycznia 2020 r. Zamawiający ma 14 dni na wniesienie uwag do przedstawionego studium.

5. Zarządzanie grupami interesariuszy na obszarze województwa śląskiego ze szczególnym uwzględnieniem następujących instytucji i gmin:Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego (Biuro Planowania Przestrzennego, Wydział Projektów Własnych, oraz Wydział Rozwoju Regionalnego), Śląski Ogród Botaniczny w Mikołowie, Instytut Ekologii Terenów Uprzemysłowionych w Katowicach, Uniwersytet Śląski, Politechnika Śląska oraz miasta Ruda Śląska, Katowice, Jaworzno, Radzionków, Dąbrowa Górnicza i Chorzów.

W zakres obowiązków Wykonawcy wchodzi:

- bieżące kontakty z interesariuszami i dokonywanie, w porozumieniu z Zamawiającym, uzgodnień co do terminów spotkań

- sukcesywne opracowywanie i dostarczanie interesariuszom (gminy oraz instytucje branżowo spokrewnione z założeniami projektu) polskojęzycznych streszczeń dorobku pięciu warsztatów międzynarodowych, z przeznaczeniem do wykorzystania w pracy warsztatowej nad projektem Planu Działania

- sukcesywne opracowywanie i udostępnianie interesariuszom (gminy oraz instytucje branżowo spokrewnione z założeniami projektu) pozostałych rezultatów międzynarodowych spotkań partnerskich w postaci polskojęzycznych streszczeń (wymagany język niespecjalistyczny) jako pliki edytowalne oraz w postaci pdf.

- sporządzanie podsumowań dorobku spotkań warsztatowych z interesariuszami i bieżące udostępnianie im (gminy oraz instytucje branżowo spokrewnione z założeniami projektu) w formie plików edytowalnych oraz w formacie pdf.

Ad. 1-5. Pozostałe zasady pracy

Koszty podróży, zakwaterowania oraz koszty przygotowania materiałów pokrywane są z wynagrodzenia Wykonawcy.

Wykonawca zobowiązany jest do stosowania na wszystkich produktach zamówienia wymogów wizualizacji wynikających z wytycznych Systemu Identyfikacji Wizualnej Wojewódzkiego Parku Kultury i Wypoczynku im. Gen. Jerzego Ziętka w Chorzowie.

Zamawiający udostępni logotypy projektu oraz wzory dokumentów Word i PowerPoint.

Powstające w realizacji zamówienia produkty muszą być oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi marki projektu dostępnymi na stronie Programu Interreg Europa https://www.interregeurope.eu/library/

Przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest uwzględniać uwagi Zamawiającego.

Po zakończeniu projektu majątkowe prawa autorskie do produktów zamówienia przechodzą bez ograniczeń na rzecz Zamawiającego.

Szczegółowe informacje zostały zawarte w zapytaniu ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego postępowania.